Az üzemeltetéssel kapcsolatos kiadások az üzemanyagra és a kenőanyagra vonatkoznak. Az üzemanyag árát vagy az APEH által közzétett ár vagy pedig számla alapján lehet figyelembe venni. A közzétételre negyedévenként a negyedévet megelőző hónap 25-éig kerül sor a Magyar Közlönyben. Ezen túlmenően a negyedévben alkalmazható ár az Adó és Ellenőrzési Értesítőben és az Adó című újságban is megtalálható. A magánszemélyt az üzemanyag árának meghatározására választási lehetőség illeti meg. Ez a választása egy negyedévre szól, vagyis a negyedéven belül a negyedév elején választott módszertől (számla szerinti ár vagy az APEH által közzétett ár) nem térhet el. Magángépjármű hivatalos célú használata kötelező. A következő negyedévre ismét választási lehetősége van. Bármelyik ármegállapítást is alkalmazza a magánszemély, a módosított 60/1992. (IV. 1. ) Kormányrendeletben meghatározott fogyasztási normát meghaladó üzemanyag felhasználást nem érvényesíthet. Az említett kormányrendelet a norma megállapítására kétféle változatot tartalmaz. Saját személygépkocsi hivatali célú használata Saját gépjármű hivatali célú használatiért fizetett költségtérítés nem hoz létre társadalombiztosítási kötelezettséget.
A kapott összeg ekkor adóköteles bevételnek számít, amellyel szemben a felmerült költségek az üzleti (hivatali) utakra (futásteljesítmény) számolhatók el. A költségek elszámolása – a magánszemély választásától függően – kétféle módszerrel történhet. Az egyik módszer szerint a kormányrendeletben meghatározott fogyasztási norma [ 3] szerinti üzemanyag-felhasználás költsége és a számlával (bizonylattal) igazolt fenntartási, javítási és felújítási költségek számolhatók el a hivatali célú használat arányában. Mivel a költségtérítéssel szemben csak a hivatalos célú használatra jutó költségeket lehet érvényesíteni, a helyes arány megállapítása céljából a hivatalos utakról [ 4] útnyilvántartást [ 5] kell vezetni. (Az útnyilvántartás egyébként minden esetben a járművekkel kapcsolatos költségelszámolás alapbizonylata. Magángépjármű hivatalos célú használata a helyi hálózaton. ) Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni a gépjármű típusát, forgalmi rendszámát és az üzemanyagnormát, és mindazokat az adatokat, amelyek a költségelszámoláshoz szükségesek. A legfontosabb ezek közül a hivatalos céllal megtett kilométerek száma.
Az üzemanyag fogyasztási normákat a közúti gépjárművek üzemanyag és kenőanyag fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló 60/1992. (IV. 01. ) Kormányrendelet határozza meg. A magánszemély választása szerint alkalmazhatja a kormányrendeletben meghatározott alapnormát vagy az alapnorma-átalányt. A gépjármű típusához kötött alapnorma választása esetén bizonyos (általánostól eltérő üzemeltetési módhoz kapcsolódó) korrekciós tényezőket is figyelembe lehet venni, ezek az alapnormát növelik. Saját gépjármű hivatali, üzleti célú használata | Adófórum - Adózási és számviteli információk. Az alapnormaátalány mértékét a járműbe beépített motor hengerűrtartalmától függően határozza meg a kormányrendelet. Ennél a fajta normánál korrekciós tényezők figyelembevételére nincs mód. A jármű fenntartására, javítására fordított kiadásokat a hivatali (üzleti) célú használattal arányosan, a számlák alapján lehet figyelembe venni. Ebből a szempontból fenntartási, javítási költségnek minősülnek a különböző (gépjárművel kapcsolatos) biztosítási díjak és a gépjárműadó is. Személygépkocsi esetében a fenntartási és javítási költségek számlák alapján történő elszámolása helyett a magánszemély választhatja az ún.